KPI (Key Performance Indicator) Nedir? KPI Nasıl Belirlenmeli?

Uzun süre önce hayatımıza giren KPI, beyaz yakalı çalışanların ve yöneticilerin dilinden düşmeyen bir sözcük haline geldi.

Çalışma hayatımızı derinden etkileyen çeşitli faktörleri daha kontrollü bir şekilde yönetebilmemizi ve analiz edebilmemizi sağlayan KPI, büyük şirketlerin sıkça kullandığı bir strateji biçimidir.

Şimdi gelin bu konuya çok daha yakından bakalım.

KPI Nedir?

KPI, aslında hayatımızın hemen hemen her anında kullandığımız analiz yöntemlerimizden bir tanesidir. Çocukluğumuzdan üniversite hayatımıza kadar hepimizin bir KPI değeri ve analiz süreci oldu.

Hayatımız boyunca sürekli kullandığımız bu analiz süreci şimdilerde şirket yöneticileri tarafından sık sık dile getiriliyor. KPI, biraz açtığımız zaman Key Performance Indicator yani Anahtar/Temel Performans Göstergesi anlamına gelmektedir. En genel tanımıyla yaklaşırsak bir iş sürecinin hedefi ve hedef doğrultusunda elde edilen veriler ve durumlar olduğunu söyleyebiliriz.

Yani hayatımızın her döneminde büyük bir yeri olan hedeflerin, iş hayatındaki, daha sistematik belirlenmiş ve ölçülebilir halidir diyebiliriz.

Her ne kadar çoğu çalışanın korkulu rüyası olarak anılsa da büyük bir başarının temel anahtarlarından bir tanesidir. Tutmadığı zaman terfiden olmalar hatta işten çıkarılmalar yaşansa da bir beyaz yakalının başarısını ölçen yegane süreç KPI değerleridir.

Aslında doğru belirlendiği zaman hem şirketi büyütebilecek hem de çalışanlara hiç yük olmayabilecek bu sistem, aynı zamanda çalışanların becerilerini artırabilmesine de büyük bir olanak sağlıyor. Bugün şirketlerin KPI uygulaması pek çok çalışan tarafından baskı unsuru olarak algılansa da şirketlerin büyüyebilmesi için süreci en iyi şekilde yönetmesi gerektiğini unutmamalıyız.

KPI Uygulamasının Faydaları Nelerdir?

Pek çok çalışan ya patronların çok uç noktalar KPI hedefleri belirlemesinden dolayı ya da yeterli performans ortaya koyamaması nedeniyle hedeflerini tutturamıyor.

İşte tam da bu noktada KPI aslında hem çalışanlar için hem de patronlar doğru kullanılması gereken bir strateji haline geliyor. Yöneticilerin şirketi büyütmeye çalışırken çalışanlarını tanıması ve bu doğrultuda onlara tutarlı hedefler belirleyerek KPI’larını yükseltmeleri için destek olması gerekirken aynı zamanda çalışanlar da şirketin iyiliği için performanslarını olabildiğince yüksek tutması gerekiyor.

KPI, bir şirketin büyüyebilmesi için uygulanması gerekli olan bir unsur olsa da bu noktada yöneticilere de büyük bir yük binmektedir. Performans yönetimi süreci KPI ile doğru bir şekilde uygulanırsa katedilen yolun şirket için ne kadar faydalı olduğu çok rahat bir şekilde görülebilir. Şimdi gelin KPI uygulamasını maddeler halinde değerlendirerek şirket içindeki etkisine daha yakından bakalım.

· KPI, çalışanların şirketin büyümesine ne kadar katkı yaptığını görmesini sağlar. Bu doğrultuda hırsları ve istekleri de orantılı olarak artabilir. Çalışanların belirlenen periyotta, belirlenen hedefler doğrultusunda ne kadarlık bir başarı gösterdiği de rahat bir şekilde ölçülebilir.

· KPI, yöneticilerin çalışanlarını çok daha doğru ve sağlıklı bir şekilde takip edebilmesini sağlar. Aynı ekip içerisinde farklı iş süreçlerinde görev alan çalışanların bireysel olarak nasıl bir ilerleme kaydettiğini çok daha rahat gören yönetici, iş sürecini de çok daha rahat bir şekilde yönetebilir.

· KPI, elde edilen kontrol ile derli toplu çalışmayı da mümkün kılar. Yöneticinin ve çalışanların bugünü ve yarını net bir şekilde görebilmesini sağlayan KPI, ekibin iş sürecini daha kontrollü bir şekilde üstlenmesini de destekler.

· KPI, mevcut durum ile hedeflenen durum arasındaki farkı bariz bir şekilde ortaya koyar. Bu da iş sürecinde alınması gereken yolu açıkça ekibe ve yöneticilere gösterir.

KPI belirlemenin önemine ve şirket için faydalarına kısaca değindikten sonra şimdi de eğer bir iş sürecinde KPI belirlenmez ise neler olabileceğine göz atalım. İster yeni bir girişim olun ister büyümekte olan bir şirket. Çalışma süreciniz için KPI belirlemezseniz nelerle karşılaşırsınız?

KPI Olmazsa Ne Olur?

Yukarıda da belirttiğimiz gibi bir şirketin büyüyebilmesi ve çalışanların çok daha sağlıklı bir şekilde takip edilebilmesi için KPI hedeflerinin belirlenmesi son derece önemlidir. Bir şeyin başarı olarak ele alınabilmesi için, özellikle iş hayatında belirli hedeflerin ve koşulların sağlanması gerekmekte. Bunların ilki süreklilik olarak nitelendirilir.

Bir amaç doğrultusunda sürekli olarak çalışma sarf edilmezse asla başarılı olunamaz. İstikrarlı çalışanlara sahip olmazsanız her zaman kaybedersiniz. Bunu da en nihayetinde ölçülebilirlik takip ederi. Eğer bir gidişatı ölçemezseniz yol üzerindeyken nasıl düzenlemeler ve revizeler yapmanız gerektiğini bilemezsiniz. Bu da iş sürecinizi yanlış bir şekilde yönetmenize neden olur.

Tüm bu durumlara göre KPI, istikrarlı ve ölçülebilir olmanın yegane anahtarlarından birisidir. Başarının ya da belirlenen hedefin doğru bir şekilde değerlendirilebilmesi için ihtiyacımız olan anahtar stratejilerden birisi olan KPI, doğru ayarlandığı taktirde hem çalışanlara istikrarlı bir çalışma formu hem de şirkete ölçülebilirlik anlamında rahat bir kontrol sağlar.

Eğer bir KPI belirlenmezse hem çalışanlar kontrol edilemez hem de sürecin analizi ortaya çıkartılamaz. Bu da elbette şirketin bir anda aşağıya doğru ivme kazanmasına neden olabilir. Şimdi gelin KPI’ların nasıl belirlendiğine daha yakından bakalım.

KPI Nasıl Belirlenir?

Performans yönetim sürecini en değerli konularından bir tanesi olarak bilinen KPI, çok kritik alanlarda belirlendiği zaman kritik sonuçlara ulaşmanızı sağlayabilir. Yanlış belirlenen KPI’lar da aynı şekilde şirketi büyük bir sorunun içine itebilir.

Yanlış belirlendiği zaman hem yöneticiler için hem de çalışanlar için faydadan çok zarar dönüşen KPI’lar, doğru belirlendiği taktirde inanılmaz sonuçları da beraberinde getirebilir. Peki çalışanların özgüven kaybetmesinde ya da kazanmasında sanılandan çok daha büyük rol oynana KPI’lar hangi faktörlere göre nasıl belirlenmelidir?

Gerçekçi Olun

KPI belirlerken en dikkat edilmesi gereken konulardan bir tanesi gerçekçiliktir. Yukarıda da bahsettiğimiz gibi bir yöneticinin çalışanına göre KPI’lar belirlemesi son derece önemlidir. Aksi taktirde çalışanın omuzlarına taşıyabileceğinden fazla yük bindirmek hem korkuya hem de özgüvensizliğe, ardından da başarısızlığa yol açabilir. Çalışanın kapasitesi, yetkinliği, ilgi alanı ve bir önceki dönemlerdeki durumuna göre belirlenen gerçekçi KPI’lar hem şirket için hem yönetici için hem de çalışanlar için son derece faydalı olacaktır.

Ölçülebilirliğe Önem Verin

KPI’ların bir diğer önemli noktası da verilen ya da belirlenen hedeflerin net ve ölçülebilir olmasıdır. Bir hedefin hedef sayılabilmesi için mutlaka sayısal bir sonuca ya da ölçülebilir bir değere sahip olması gerekiyor. Böyle bir hedef belirlemediğiniz zaman neyi ne zaman başardığınızı asla anlayamazsınız.

Hatta başarılı olup olmadığınızı bile anlamakta epey bir zorlanırsınız. Bu da iş sürecinin nasıl ilerlediğiyle alakalı konuların açıklanamaz bir hale gelmesine sebep olur ve motivasyonunuzu düşürebilir. Somut bir hedefe sahip olmazsanız sonuca odaklı olamazsınız. Bu da zamanınızı doğru bir şekilde yönetememenize sebep olur.

Zaman Odaklı Olun

KPI’larınızı belirli bir süre içerisinde ayarlamaya özen gösterin. Eğer KPI’larınızı belirli bir zaman içerisinde hedeflemezseniz zaman odaklı çalışma yapmanız hem zorlaşacak hem de sizi yavaşlatacaktır. Ofis hayatında sürekli kullanılan “Deadline” tabirine saygı göstermeniz ve bu kavramı sık sık kullanmalısınız.

İşin bitiş çizgisi sizi, işinizi zaman açısından çok daha sağlıklı bir şekilde yönetmeye itecek ve bu da düzenli bir çalışma ile sonuçlanacaktır. Ayrıca KPI’larınızı belirlerken aşağıdaki soruları kendinize sormayı da sakın unutmayın 😊

· Neyi ölçmek istiyorsunuz?

· Hangi periyotlarda uygulayacaksınız?

· Yetkili kişiler kimler olacak?

· Sayısal değerleriniz nelerdir? Zaman mı, satış mı, para mı?

·Hedefleriniz şirketin stratejik hedefleriyle ne kadar uyumlu?

·Sektördeki rakipleriniz ile kıyaslama yapabilecek misiniz?

Bir sonuca varacak olursak KPI’lardan korkmamanız gerektiğini belirtmek isteriz. KPI’lar aksine sizi başarıya götürecek çok önemli anahtarlardan bir tanesidir.

Düzenli, kontrollü, ölçülebilir ve gerçekçi çalışmalar yaptığınız zaman şirketinizin günden güne büyüdüğünü ve çalışanlarınızın da motivasyonlu bir şekilde işlerini mutluluk ile yaptığını göreceksiniz.

Sizin için önerdiklerimiz

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir